Cooperación interinstitucional en el ámbito archivístico

Durante el primer cuatrimestre del curso académico que ahora termina, la Universidad de Castilla-La Mancha ha conmemorado el vigésimo aniversario del Archivo Universitario, y para ello celebró en el Rectorado una Jornada Técnica con el nombre de "El Archivo no es una isla : transversalidad y cooperación en archivos". 

El tema fue interdisciplinar, como nuestros cuerpos y profesiones, y se dirigió no sólo a archiveros, sino también a documentalistas, bibliotecarios, alumnado de la UCLM (de grado, de máster, o del programa de mayores) e incluso a público en general. Se inició con una ponencia magistral, impartida por la Dra. Montserrat García Alsina, titulada “Transversalidad y gestión : documentos y datos al servicio de la toma de decisiones y transparencia”.  y se celebraron dos mesas redondas sobre los siguientes temas: “Cooperación archivística universitaria”, y “Cooperación archivística en Ciudad Real”. 

Quien estas líneas firma tuvo el honor de participar en el evento como moderador de la segunda. En ella intervinieron también Carmen Ruiz Cortecero, técnico del Archivo de Castilla-La Mancha, Vicente Morales Becerra, archivero de Administración Local (Jefe de Archivos del Ayuntamiento de Tomelloso), Christian Madsen Visiedo, Director del Archivo Histórico Provincial de Ciudad Real, y Virginia de la Osa Juárez, Ayte. Tco. del Archivo General de la Diputación Provincial de Ciudad Real. Cerró la ronda Pilar Gil García, anfitriona del evento, como Directora del Archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha.

Durante la sesión se debatió sobre las distintas modalidades de cooperación, haciéndose constar que es aún más necesaria cuando las competencias se hallan repartidas entre distintas administraciones, que el trabajo colaborativo es más que preciso, y que se refuerza a través de la amistad entre los distintos profesionales, lo que da lugar a más reuniones, contactos, movilidad, intercambio de ideas y grupos de trabajo. También se indicó que un Archivo que coopera se beneficia del trabajo de otros, y que la cooperación se suele dar tanto en el ámbito administrativo, como en el meramente archivístico o técnico y el social. Y que el futuro pasa por la nueva legislación sobre el Procedimiento Administrativo Común, en vigor desde el pasado octubre. Y por supuesto, en el desarrollo de la Administración Electrónica, pero sin descuidar la documentación tradicional. 

Y es que lo más conveniente sería hablar de gestión documental, independientemente de su soporte físico. Se coincidió en que la unión  hace la fuerza y en que un equipo es siempre más que la suma de sus miembros. Esto quiere decir que donde un archivo no llega, un grupo de varios sí puede llegar. Puede deducirse que en los grupos de trabajo se recibe mucho más de lo que se da, con una mínima inversión y obteniendo máximo rendimiento. Y también que la normalización es la base de la cooperación.

En lo que se refiere al archivo anfitrión, cabe destacar que nació como archivo administrativo pero ha evolucionado incluyendo algunos fondos históricos, incorporando documentación digital y adaptándose a las TIC y a la Administración Electrónica, siendo el primero de su género en tener web, ofreciendo servicios -por aquel entonces pioneros- como la implantación del sistema integrado de gestión de archivos de Baratz, la lista de distribución, la fototeca digital o el repositorio digital RUIdeRA, y por último, caminando por la senda de la cooperación trabajando no sólo con otras unidades de la UCLM (como la Biblioteca, Secretaría General, Área TIC, Investigación…) sino con otros archivos de su entorno dependientes de otras administraciones.

¿Las conclusiones que se sacaron en el que no puedo dejar de calificar como un enriquecedor debate? Pues son las siguientes:

Los archivos cooperan por un lado con otras unidades o personas de su misma administración (clientes internos) pero también con otras administraciones o ciudadanos particulares (clientes externos). Realizan transferencias, préstamos, informes, y solventan consultas.

Se coopera también a través de la participación en grupos de trabajo cooperativos para elaborar normas, definir técnicas o redactar documentos, cartas de servicios, procedimientos, y otras tipologías documentales referidas a distintos ámbitos de la profesión archivística. También cooperan recibiendo y formando becarios y estudiantes en prácticas.

Se coopera igualmente para aspectos sociales, como la difusión, la realización de visitas guiadas, jornadas de puertas abiertas, sesiones informativas con colectivos determinados (escolares, vecinales…), talleres, charlas, conferencias o exposiciones.

Otra forma de cooperación es la participación en equipos multiarchivísticos para la realización de tareas profesionales informes o procedimientos, para adquisición corporativa de documentación, software, o suscripciones a documentación impresa o digital, para la defensa de los intereses de la profesión, para la implantación de la administración electrónica, para mejorar la gestión del documento digital… Las posibilidades son infinitas.

¿Para saber más? Recomiendo la consulta del número monográfico sobre la jornada que acaba de publicarse hace unos días en RUIdeRAe, revista de unidades de información, y que no sólo desarrolla los contenidos de la mesa redonda a que hago alusión, sino que recoge las participaciones de todos los ponentes en ambas mesas, la lección magistral y las muy sensatas y acertadas palabras sobre cooperación y transversalidad de Pilar Gil García, la Directora del Archivo de la UCLM, integrado por un pequeño pero entusiasta, participativo y muy profesional equipo que ha conseguido dar una inmensa visibilidad a la profesión documental en general y al archivo en particular en el seno de la comunidad universitaria, por la magnífica atención prestada tanto al Personal Docente e Investigador como al Personal de Administración y Servicios, y a la propia institución, participando en numerosos grupos de trabajo multidisciplinares.

¿La última cuestión a tener en cuenta? Que donde un archivero no llega, muchos sí que llegan trabajando de manera cooperativa. O lo que es lo mismo, la unión hace la fuerza.

Sin duda es el camino a seguir. Mi enhorabuena de nuevo a todos los archiveros que trabajan de manera cooperativa, y en especial, a las compañeras del Archivo de la UCLM.